Ein Projektmanager ist der stille Held hinter den Kulissen jedes erfolgreichen Projekts. Er sorgt dafür, dass alles nach Plan läuft, Risiken schon im Keim erstickt werden und das Projekt-Team präzise ans Ziel kommt. 

Immer wieder werden wir gefragt: was macht ihr eigentlich den ganzen Tag? Ein Blick hinter die Kulissen zeigt, wie wir jeden Tag Projekte retten und den Weg ebnen. Ein ganz normaler Tag im Projektmanagement.

07:15 Uhr – leichter Workaholic-Anflug beim ersten Kaffee

Der Tag beginnt – im Projektmanagement gibt es keine Zeit zu verlieren. Der erste Kaffee am Küchentisch wird in aller Ruhe getrunken, während die E-Mails des vorherigen Abends schon mal durchsehen werden. Keine Panik – es ist noch alles im grünen Bereich. 

08:00 Uhr – Der tägliche Team-Chat

Der Arbeitsalltag startet mit einem kurzen Chat mit dem Projekt-Team. Bei uns gibt es keine langen Besprechungen, sondern eine Stand-up-Meeting-Runde remote, bei der jeder im Team kurz den aktuellen Stand berichtet. Was wurde gestern erledigt? Was sind die Ziele für heute? Gibt es Herausforderungen, die wir anpacken müssen?

Hier beginnt das Projektmanagement-Handwerk:  Wir stellen sicher, dass jedes Teammitglied genau weiß, was es zu tun hat, und dass alle Ressourcen effizient genutzt werden. Wenn etwas nicht nach Plan läuft, ist jetzt der Moment, um schnell einzugreifen.

09:30 Uhr – Orga und Kommunikation

Ein Projekt ohne Kommunikation ist wie ein Haus ohne Fundament – es bricht irgendwann zusammen. Also ist ein großer Teil des Arbeitstags dem Austausch mit Stakeholdern und dem Team gewidmet. Immer im Blick: Wer sind die wichtigsten Entscheider? Welche Erwartungen haben sie?

Wir organisieren Besprechungen, um sicherzustellen, dass die Stakeholder immer auf dem neuesten Stand sind und dass ihre Erwartungen auch tatsächlich mit den Fortschritten übereinstimmen. Oft sind wir hier als Vermittler zwischen verschiedenen Interessen und Perspektiven unterwegs.

Es steht ein kritisches Meeting an – ein wichtiger Kunde hat Bedenken geäußert. Wir sind bestens vorbereitet, um ihm Lösungen anzubieten, Risiken transparent darzulegen und gegebenenfalls den Plan anzupassen.

10:00 Uhr – Risiken anpacken und Probleme lösen 

Was ist eine der wichtigsten Superkräfte eines Projektmanagers? Wir haben ein Risiko-Erkennungs-Gen. Wir analysieren laufend den Fortschritt und erkennen potenzielle Probleme schon, bevor sie sich entwickeln.

Genau so ein Problem muss jetzt gelöst werden: ein Lieferant meldet die Verzögerung einer Lieferung. Kein Problem! Wir prüfen alternative Lösungen, verhandeln mit anderen Lieferanten und erstellen einen Notfallplan, der es dem Team ermöglicht, trotzdem voranzukommen. Flexibilität und schnelles Handeln sind entscheidend, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

12:00 Uhr – Mittagspause? Vielleicht später…

Echte Projektmanagement-Nerds finden in heißen Projektphasen selten die Zeit für eine ausgedehnte Mittagspause. Ein schneller Snack zwischen den Meetings muss heute reichen. Die „Mittagspause“ nutzen wir also kurzerhand, um weiter an der Projektplanung zu feilen oder mit einem Teamkollegen zu sprechen.

13:00 Uhr – Strategie und Planung im Blick

Der Nachmittag gehört oft der längerfristigen Planung. Wir sitzen mit dem Projektteam zusammen, um neue Strategien zu entwickeln und die nächsten Meilensteine festzulegen. Wir prüfen außerdem, ob der ursprüngliche Plan noch immer die beste Lösung ist oder Anpassungen sinnvoll sind.

Oder wir sind als Moderator in einem Workshop mit Stakeholdern oder Projektbeteiligten. Hier arbeiten wir daran, Visionen und Erwartungen zu konkretisieren und dafür zu sorgen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

15:00 Uhr – Projektüberwachung und Reporting

Jetzt ist es Zeit, alle Fäden zusammenzuführen und sicherzustellen, dass der Projektfortschritt dokumentiert und überwacht wird. Also noch schnell alle wichtigen KPIs prüfen, den Zeitplan checken und schauen, dass das das Projekt “in Budget” ist. Wenn es irgendwelche Abweichungen gibt, muss natürlich sofort eine Korrekturmaßnahme eingeleitet werden. 

16:15 Uhr – alles für das Team

Die letzte Runde im Büro oder Homeoffice – wir wollen ja schließlich “nebenbei” unser Team auf die nächste Stufe bringen. Ein neuer Kollege hat Schwierigkeiten mit einem spezifischen Aspekt im Rahmen des Projekts? Kein Problem, wir versuchen ihm das nötige Wissen und die Werkzeuge an die Hand geben.

Dabei geht es nicht nur darum, Probleme zu lösen, sondern auch darum, den Kollegen zu zeigen, wie sie künftig selbstständig vergleichbare Situationen meistern können.

19:00 Uhr – ein letzter Check zuhause?

Es ist eine kribbelige Projektphase. Also lieber noch ein aller letztes Mal die Mails checken – dann können wir beruhigt ins Wochenende starten.

Oder auch nicht, je nachdem, wie laut das Projekt nach Management ruft.

Der Held hinter den Kulissen

Ein Tag im Leben eines Projektmanagers ist alles andere als langweilig. Es geht darum, Lösungen zu finden, Aufgaben zu koordinieren und sicherzustellen, dass jedes Projektziel erreicht wird. Wir sind der unermüdliche Held hinter den Kulissen, der dafür sorgt, dass Projekte vernünftig starten, laufen und erfolgreich abgeschlossen werden.

Oft arbeiten wir im Hintergrund, aber wir wissen genau, dass der Erfolg des Projekts ohne uns nicht möglich wäre. Wir sind die unsichtbare Kraft, die dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft – und genau das macht uns zu Helden der Projektarbeit.